Typische Herausforderungen
Wenn Terminorganisation zu viel Zeit bindet
Termine vergeben, verschieben, bestätigen und nachbesetzen: An der Rezeption laufen täglich viele Aufgaben gleichzeitig zusammen. Während das Telefon klingelt, müssen freie Zeiten gefunden, Rückrufe erledigt und wiederkehrende Termine organisiert werden.
Werden diese Schritte manuell oder in getrennten Systemen bearbeitet, entstehen doppelte Arbeit, häufige Rückfragen und unnötige Unterbrechungen. Besonders bei kurzfristigen Absagen wird es schwierig, freie Kapazitäten rasch wieder sinnvoll zu vergeben.
Das Telefon unterbricht den Arbeitsablauf
Terminwünsche, Änderungen und häufige Fragen treffen meist dann ein, wenn das Team bereits mit Patientinnen und Patienten beschäftigt ist.
Passende Termine sind schwer zu finden
Behandlungsdauer, Behandler, Räume und erforderliche Kombinationstermine müssen bei jeder Anfrage berücksichtigt werden.
Kurzfristige Ausfälle bleiben ungenutzt
Ohne automatische Erinnerungen und strukturierte Nachbesetzung entstehen Lücken, die sich häufig nicht mehr rechtzeitig schließen lassen.
Kommunikation muss wiederholt werden
Bestätigungen, Vorbereitungsinformationen, Recall-Nachrichten und Hinweise nach einer Behandlung kosten bei manueller Bearbeitung viel Zeit.
Die Softdent-Lösung
Termine planen und Patienten zuverlässig erreichen
Der Softdent Terminkalender bildet die zentrale Grundlage für Ihre Terminorganisation. Termine und Ressourcen werden übersichtlich geplant, geändert und gesteuert. Ergänzende Module unterstützen Ihr Team bei der Suche nach freien Zeiten, bei Online-Buchungen, Erinnerungen, Recall-Prozessen und telefonischen Anfragen.
Auch die Kommunikation vor und nach einer Behandlung lässt sich gezielter organisieren. Welche Funktionen direkt in Softdent oder als ergänzende Lösung eingesetzt werden, wird passend zu den Abläufen Ihrer Praxis zusammengestellt.
Dabei geht es nicht nur um Software. Gemeinsam werden Terminarten, buchbare Zeiten, Kalenderspalten, Erinnerungstexte und Kommunikationswege so eingerichtet, dass sie zu Ihrem tatsächlichen Praxisalltag passen. Softdent beschreibt seine Systeme grundsätzlich als individuell an die Anforderungen der jeweiligen Praxis anpassbar.
Wichtigste Funktionen
Alles für einen planbaren Praxistag
Module für Termine & Kommunikation
Mit den passenden Softdent-Modulen organisieren Sie Ihre Termine und erleichtern die Kommunikation mit Ihren Patienten. Entdecken Sie die Funktionen, die Ihr Praxisteam im Alltag unterstützen.
Spürbare Entlastung im Alltag
Was sich für Ihre Praxis verbessert
Ein typischer Ablauf
Von vielen Einzelaufgaben zu einem klaren Terminprozess
An der Rezeption klingelt während der Patientenaufnahme laufend das Telefon. Für jede Anfrage wird der Kalender manuell durchsucht. Absagen hinterlassen kurzfristig freie Zeiten, Terminerinnerungen werden einzeln vorbereitet und fällige Kontrolltermine müssen über separate Listen verfolgt werden.
Informationen zur Vorbereitung auf eine Behandlung werden telefonisch oder erst beim Eintreffen erklärt. Dadurch entstehen zusätzliche Rückfragen und wiederkehrende Unterbrechungen.
Patientinnen und Patienten können ausgewählte Termine über die Website buchen. Bei telefonischen Anfragen unterstützt der Terminfinder bei der Suche nach einem passenden Termin. Optional übernimmt eine Telefon KI Standardanfragen und Terminanliegen.
Vor dem Termin wird automatisch eine abgestimmte Erinnerung versendet. Beim Eintreffen unterstützt das Aufrufsystem den geordneten Ablauf. Nach der Behandlung erhalten Patientinnen und Patienten bei Bedarf passende Informationen, während der nächste Recall bereits strukturiert vorgemerkt wird.
