Telefonisch erreichbar bleiben, ohne dass jeder Anruf die Rezeption unterbricht

Anrufe erreichen die Praxis häufig genau dann, wenn Patient:innen am Empfang betreut werden oder das Team andere Aufgaben erledigt. Telefon KI nimmt Gespräche KI-gestützt entgegen, erfasst das Anliegen und beantwortet vorbereitete Standardfragen.

Je nach gewählter Konfiguration kann die Telefonassistenz auch Terminanliegen bearbeiten und Informationen für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Telefon KI arbeitet als eigenständige, browserbasierte Lösung. Eine optionale Anbindung an den Softdent Online-Kalender sowie weitere Telefonie- und Sprachoptionen werden im jeweiligen Projekt geprüft.

  • Anrufe KI-gestützt entgegennehmen
  • Standardanliegen nach vorbereiteten Vorgaben bearbeiten
  • Terminanfragen je nach Konfiguration koordinieren
  • Gesprächsinhalte strukturiert an das Team übergeben
Telefonlast abfangen

Wiederkehrende Anliegen können angenommen werden, während das Team die Betreuung vor Ort fortsetzt.

Erreichbarkeit erweitern

Standardanfragen lassen sich auch außerhalb der besetzten Rezeptionszeiten erfassen und vorbereiten.

Übergaben strukturieren

Erfasste Anliegen werden in einer Form bereitgestellt, mit der das Team gezielt weiterarbeiten kann.

Telefonassistenz mit klar definiertem Aufgabenbereich

Die Qualität einer digitalen Telefonassistenz hängt von guten Vorgaben ab. Öffnungszeiten, häufige Fragen, Zuständigkeiten und der gewünschte Umgang mit Terminanliegen werden vorab festgelegt. Ebenso wichtig ist eine klare Grenze: Dringende, medizinische oder nicht eindeutig beantwortbare Anliegen müssen an den vorgesehenen menschlichen Kontaktweg übergeben werden.

Telefon KI wird eigenständig eingerichtet und gesteuert. Optionale Integrationen – etwa zum Online-Kalender – erweitern den Ablauf, sind aber von der gewählten Konfiguration und der technischen Umsetzbarkeit abhängig. Vor dem Start werden typische Gesprächssituationen getestet und die Hinweise zum Datenschutz abgestimmt.

Telefonanliegen im Praxisalltag

Wiederkehrende Fragen und Zuständigkeiten vorbereiten

Patientenanliegen erfassen

Den telefonischen Kontakt mit klaren Übergaben organisieren

Vom eingehenden Anruf zur klaren Übergabe

Telefon KI nimmt den Anruf entgegen und erfasst das Anliegen. Vorbereitete Standardinformationen werden ausgegeben; Terminanliegen werden entsprechend der gewählten Konfiguration bearbeitet. Offene oder sensible Fragen gehen an den vorgesehenen Kontakt im Praxisteam.

Passend für diese Praxissituationen

  • Hohes Anrufaufkommen
  • Viele wiederkehrende Standardfragen
  • Engpässe während der Patientenbetreuung
  • Wunsch nach erweiterter Erreichbarkeit

Einrichtung und Vorbereitung

  • Aufgabenbereich und Eskalationsregeln definieren
  • Praxiswissen und Standardantworten vorbereiten
  • Telefonrouting und optionale Integration prüfen
  • Testgespräche und Datenschutzprüfung durchführen

Weitere Funktionen für Ihren Praxisablauf

  • Online-Terminvereinbarung
  • Telefon-Anruferkennung (TAPI)
  • Terminverwaltung

Telefon KI – Funktionsübersicht

Die folgenden Bereiche zeigen den vorgesehenen Leistungsrahmen. Die konkrete Ausführung richtet sich nach Produktversion, Lizenz, vorhandener Infrastruktur und vereinbarter Konfiguration.

Anrufannahme

  • KI-gestützte Gesprächsführung
  • Erfassung des Anliegens
  • Beantwortung vorbereiteter Standardfragen
  • Nutzung auch außerhalb besetzter Zeiten

Terminanliegen

  • Terminwünsche aufnehmen
  • Buchung oder Verschiebung nach Konfiguration
  • Optionale Anbindung an den Online-Kalender
  • Übergabe nicht lösbarer Anfragen

Teamübergabe

  • Strukturierte Gesprächsinformation
  • Transkriptoption nach Einrichtung
  • Definierte Zuständigkeiten
  • Klare Eskalation bei sensiblen Anliegen

* Die Einbindung der Funktionen setzt eine technische Umsetzbarkeit voraus. Der konkrete Funktionsumfang wird vor der Beauftragung mit Softdent abgestimmt.

Häufige Fragen

Häufige Fragen: Telefon KI

Antworten zu Einsatz, Einrichtung und Ihrer Modulanfrage.

Was bietet Telefon KI?

Telefon KI unterstützt Zahnarztpraxen bei der Anrufannahme, beantwortet vorbereitete Standardfragen und übergibt Anliegen strukturiert an das Team.

Das Modul ist besonders für folgende Situationen vorgesehen:

  • Hohes Anrufaufkommen
  • Viele wiederkehrende Standardfragen
  • Engpässe während der Patientenbetreuung
  • Wunsch nach erweiterter Erreichbarkeit

Für einen passenden Ablauf werden insbesondere diese Punkte abgestimmt:

  • Aufgabenbereich und Eskalationsregeln definieren
  • Praxiswissen und Standardantworten vorbereiten
  • Telefonrouting und optionale Integration prüfen
  • Testgespräche und Datenschutzprüfung durchführen

Über „Modul anfragen“ gelangen Sie zum Formular am Seitenende. Ergänzen Sie Ihre Kontaktdaten. Softdent prüft die Anfrage und sendet Ihnen anschließend Produktblatt und Kostenübersicht zur Unterschrift zu.

Der Aufgabenbereich wird vorab festgelegt. Medizinische, dringende oder nicht eindeutig beantwortbare Anliegen werden an den vorgesehenen menschlichen Kontaktweg übergeben. Telefon KI ersetzt keine medizinische Beurteilung.

Ihr nächster Schritt

Telefon KI für Ihre Praxis anfragen

Fordern Sie die Bestellunterlagen für dieses Modul an. Wir senden Ihnen das Produktblatt und die Kostenübersicht zur Unterschrift zu.

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