Dokumente nach Inhalt und Patient finden – nicht nach Speicherort

Das Dokumentenmanagement verbindet Ablage, Übersicht und Filter. Unterlagen werden einer Person und Dokumentart zugeordnet, damit berechtigte Mitarbeitende sie im Arbeitsablauf schnell öffnen können.

Dateien in Netzlaufwerken, E-Mail-Postfächern und Papierordnern erzeugen doppelte Ablagen und unklare Versionen. Eine zentrale Struktur reduziert Suchwege, benötigt aber verbindliche Regeln für Benennung, Berechtigung, Aufbewahrung und Löschung.

  • Patientendokumente zentral anzeigen
  • Dokumente kategorisieren und filtern
  • Vorlagen und erstellte Unterlagen patientenbezogen ablegen
  • Zugriff, Aufbewahrung und Versionen nachvollziehbar regeln
Gesamtübersicht

Relevante Patientendokumente werden in einer gemeinsamen Ansicht zusammengeführt.

Gezielte Filter

Dokumentart, Zeitraum oder weitere bestätigte Kriterien helfen, gesuchte Unterlagen schneller einzugrenzen.

Einheitlicher Teamablauf

Scans, erstellte Briefe und digitale Formulare folgen derselben Ablagelogik, statt in getrennten Ordnern zu enden.

So fügt sich Dokumentenmanagement in den Softdent-Ablauf ein

Der Dokumentenmanager bildet den gemeinsamen Zielbereich für unterschiedliche Quellen: Scans, digitale Formulare, erzeugte Schreiben und freigegebene Importwege. Kategorien und Rechte werden so konfiguriert, dass sie zu den tatsächlichen Rollen passen.

Zentrale Ablage bedeutet nicht automatisch rechtssichere Archivierung. Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Löschung und Export sind anhand der konkreten Anforderungen zu prüfen.

Dokumente zentral organisieren

Patientenbezogene Unterlagen klar kategorisieren

Schneller filtern und wiederfinden

Dokumente im benötigten Praxiskontext bereitstellen

Vom Dokumenteingang bis zur geordneten Ablage

Zunächst werden Bedarf und bestehender Ablauf für Dokumentenmanagement gemeinsam geklärt. Danach prüft Softdent die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, richtet die vereinbarte Konfiguration ein und testet typische Fälle. Nach der Einschulung beginnt der begleitete Einsatz im Praxisalltag.

Passend für diese Praxissituationen

  • Viele verschiedene Patientendokumente
  • Unterlagen liegen in Papierordnern, E-Mails und Dateifreigaben
  • Hoher Suchaufwand im Team
  • Bedarf an klaren Filtern und Zugriffsrechten

Technik und Einrichtung

  • definierte Dokumentarten und Kategorien
  • Benennungs-, Versions- und Freigaberegeln
  • rollenbasierte Zugriffsrechte
  • Datensicherung, Aufbewahrungs- und Löschkonzept

Weitere Funktionen für eine durchgängige Dokumentation

  • Scannen
  • MEDA-Bildverwaltung
  • Digitale Unterschrift

Dokumentenmanagement – Funktionsübersicht

Die folgenden Bereiche beschreiben den vorgesehenen Leistungsrahmen. Die konkrete Ausführung richtet sich nach Softdent-Version, Lizenz, vorhandener Infrastruktur, Partnerdiensten und vereinbarter Konfiguration.

Dokumentübersicht

  • Dokumentliste
  • Öffnen im Patientenkontext
  • Status und Metadaten im bestätigten Umfang

Ordnen und filtern

  • Dokumentkategorien
  • erweiterte Filter laut Prospekt
  • praxisweite Benennungsregeln

Quellen verbinden

  • Scannen
  • digitale Formulare und Unterschriften
  • erstellte Briefe und freigegebene Importe

* Technischer Hinweis: Technische Voraussetzungen und konkreter Funktionsumfang sind vor der Beauftragung zu bestätigen.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Dokumentenmanagement

Kurze Antworten zu Einsatz, Voraussetzungen und Einführung des Moduls.

Was ist Dokumentenmanagement?

Das Softdent-Dokumentenmanagement ist die zentrale patientenbezogene Übersicht für Dokumente. Es unterstützt strukturierte Ablage und Filterung im bestätigten Funktionsumfang.

Das Modul kann besonders relevant sein, wenn viele verschiedene Patientendokumente; unterlagen liegen in Papierordnern, E-Mails und Dateifreigaben; hoher Suchaufwand im Team; bedarf an klaren Filtern und Zugriffsrechten. Ob es zur konkreten Praxis passt, wird anhand von Arbeitsablauf, Softdent-Version und technischer Umgebung geprüft.

Zu klären sind insbesondere definierte Dokumentarten und Kategorien; Benennungs-, Versions- und Freigaberegeln; rollenbasierte Zugriffsrechte; Datensicherung, Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Verbindlich ist die technische und fachliche Prüfung durch Softdent vor der Beauftragung.

Nach einer kurzen Prozessaufnahme werden Konfiguration, Berechtigungen und benötigte Komponenten abgestimmt. Danach folgen ein Praxistest mit typischen Fällen, die Einschulung der beteiligten Rollen und der begleitete Start.

Das ist anhand der vorliegenden Quellen nicht belegt. Anforderungen an Unveränderbarkeit, Protokollierung und Aufbewahrung müssen separat geprüft und technisch wie organisatorisch umgesetzt werden.

Persönlich beraten

Dokumentarten und Zugriffsstruktur ordnen

Bringen Sie eine Liste der heutigen Dokumentarten, Ablageorte und Rollen mit. Softdent klärt, welche Struktur und Funktionen sich in der aktuellen Umgebung abbilden lassen.

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