Papier geordnet digitalisieren, statt Dateien später zu suchen

Der Scanablauf verbindet Scanner, Patientenakte und definierte Dokumentkategorien. Das Team wählt die richtige Person und Dokumentart, prüft Lesbarkeit und Vollständigkeit und legt die Datei anschließend im vorgesehenen Bereich ab.

Ein Scan allein schafft noch keine Ordnung. Ohne klare Benennung, Qualitätskontrolle und Aufbewahrungsregeln entstehen digitale Stapel. Deshalb gehören Ablagestruktur und Verantwortlichkeiten zur Einführung.

  • Papierdokument am vorgesehenen Scanner erfassen
  • Patient:in und Dokumentart eindeutig auswählen
  • Lesbarkeit, Seitenfolge und Vollständigkeit kontrollieren
  • Datei im richtigen Softdent-Bereich ablegen
Direkte Zuordnung

Das Dokument wird im Patientenkontext gescannt und muss nicht später aus einem Sammelordner verteilt werden.

Einheitliche Ablage

Kategorien und Benennungsregeln sorgen dafür, dass das Team Unterlagen wiederfindet.

Weniger Papierwege

Nach erfolgreicher Digitalisierung können interne Wege verkürzt werden. Originale werden nur nach den geltenden Aufbewahrungsregeln behandelt.

So fügt sich Scannen in den Softdent-Ablauf ein

Die Scanfunktion ist mit der Softdent-Dokumentenablage verbunden. Scanner, Treiber, Arbeitsplatz und gewünschtes Dateiformat müssen zusammenpassen. Das Dokument wird erst nach visueller Kontrolle endgültig zugeordnet.

Ob ein Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt von Dokumentart und rechtlichen Vorgaben ab. Die Software trifft darüber keine Entscheidung.

Papierdokumente digital übernehmen

Anamnesen, Befunde und Briefe direkt erfassen

Patientenbezogen ablegen

Dokumente kontrollieren, zuordnen und wiederfinden

Vom Papierdokument bis zur patientenbezogenen Ablage

Zunächst werden Bedarf und bestehender Ablauf für Scannen gemeinsam geklärt. Danach prüft Softdent die technischen und organisatorischen Voraussetzungen, richtet die vereinbarte Konfiguration ein und testet typische Fälle. Nach der Einschulung beginnt der begleitete Einsatz im Praxisalltag.

Passend für diese Praxissituationen

  • Viele eingehende Papierbefunde und Arztbriefe
  • Anamnesebögen oder Aufklärungen in Papierform
  • Dokumente liegen heute in mehreren Ordnern
  • Wunsch nach patientenbezogener zentraler Ablage

Technik und Einrichtung

  • kompatibler Scanner und funktionierende Treiber
  • Softdent-Arbeitsplatz mit Zugriff auf die Patientenkartei
  • Dokumentkategorien, Benennungs- und Aufbewahrungsregeln
  • Qualitätskontrolle für Lesbarkeit, Seitenfolge und richtige Zuordnung

Weitere Funktionen für eine durchgängige Dokumentation

  • Dokumentenmanagement
  • MEDA-Bildverwaltung
  • DataBox

Scannen – Funktionsübersicht

Die folgenden Bereiche beschreiben den vorgesehenen Leistungsrahmen. Die konkrete Ausführung richtet sich nach Softdent-Version, Lizenz, vorhandener Infrastruktur, Partnerdiensten und vereinbarter Konfiguration.

Dokument erfassen

  • ein- oder mehrseitige Unterlagen nach Geräteumfang
  • Scanvorschau
  • Lesbarkeitskontrolle

Dokument zuordnen

  • Patientenauswahl
  • Dokumentkategorie
  • Datum und Bezeichnung nach Praxiskonvention

Dokument ablegen

  • Softdent-Kartei oder Dokumentenbereich
  • spätere Suche und Filter
  • geregelter Umgang mit dem Papieroriginal

* Technischer Hinweis: Technische Voraussetzungen und konkreter Funktionsumfang sind vor der Beauftragung zu bestätigen.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Scannen

Kurze Antworten zu Einsatz, Voraussetzungen und Einführung des Moduls.

Was ist Scannen?

Scannen ist die Softdent-Funktion für die Digitalisierung und patientenbezogene Ablage von Papierdokumenten wie Anamnesen, Befunden oder Arztbriefen.

Das Modul kann besonders relevant sein, wenn viele eingehende Papierbefunde und Arztbriefe; anamnesebögen oder Aufklärungen in Papierform; dokumente liegen heute in mehreren Ordnern; wunsch nach patientenbezogener zentraler Ablage. Ob es zur konkreten Praxis passt, wird anhand von Arbeitsablauf, Softdent-Version und technischer Umgebung geprüft.

Zu klären sind insbesondere kompatibler Scanner und funktionierende Treiber; Softdent-Arbeitsplatz mit Zugriff auf die Patientenkartei; Dokumentkategorien, Benennungs- und Aufbewahrungsregeln; Qualitätskontrolle für Lesbarkeit, Seitenfolge und richtige Zuordnung. Verbindlich ist die technische und fachliche Prüfung durch Softdent vor der Beauftragung.

Nach einer kurzen Prozessaufnahme werden Konfiguration, Berechtigungen und benötigte Komponenten abgestimmt. Danach folgen ein Praxistest mit typischen Fällen, die Einschulung der beteiligten Rollen und der begleitete Start.

Nicht automatisch. Für manche Dokumente gelten Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten. Die Praxis muss je Dokumentart festlegen, ob und wann das Original vernichtet werden darf.

Persönlich beraten

Scanner und Ablagelogik gemeinsam festlegen

Nennen Sie Dokumentarten, Scanner und heutige Papierwege. Softdent prüft die technische Anbindung und hilft, einen klaren Scan- und Zuordnungsablauf vorzubereiten.

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